qu'est-ce qui doit exactement figurer dans le rapport annuel sur le canal de signalement

Aucun format légalement établi pour le rapport annuel

Il n'existe pas de table des matières fixe pour un rapport annuel sur les signalements dans la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte ou dans la directive sous-jacente. Ce qui est en revanche établi, c'est l'obligation d'avoir une procédure interne de signalement avec des accords clairs sur la réception et le traitement des signalements — et un rapport annuel est en pratique la manière dont une organisation démontre que cette procédure est réellement suivie. C'est pourquoi le contenu d'un tel rapport se compose généralement d'une combinaison de chiffres, de délais de traitement et d'une description du fonctionnement du canal, sans que les signalements individuels ne soient identifiables.

En pratique, un rapport annuel contient des éléments tels que : le nombre de signalements reçus, une répartition par type (infraction ou comportement contraire à l'éthique), le délai moyen jusqu'à la confirmation de réception et jusqu'à la communication substantive, et un aperçu global du traitement — par exemple combien de dossiers sont clôturés et combien sont encore en cours. Un bref bilan des ajustements éventuels apportés à la procédure ou à la communication envers les collaborateurs y a également sa place. Quiconque doit encore mettre en place sa propre procédure de signalement trouvera les éléments de base de celle-ci décrits sur qu'est-ce qui doit être inclus dans une procédure de protection des lanceurs d'alerte ?; le rapport annuel est en fait la justification a posteriori de la manière dont cette procédure a été utilisée dans la pratique. Étant donné que le rôle de la représentation du personnel y est légalement obligatoire, il est également courant qu'un rapport annuel soit partagé avec ou débattu dans la consultation au cours de laquelle l'accord sur la procédure de signalement a initialement été donné son accord à la procédure de signalement.

Source : article 9 de la directive et article 2 Lbk

L'article 9 de la directive (UE) 2019/1937 impose des procédures pour le signalement interne et le traitement, en accordant une attention particulière à la communication opportune au signalant. L'article 2 de la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte développe cela en une procédure interne de signalement que l'employeur doit avoir et appliquer. Aucune de ces deux dispositions ne prescrit un rapport annuel avec un contenu fixe ; le contenu décrit ci-dessus est donc une manière courante de démontrer que la procédure fonctionne, et non une liste de contrôle légalement imposée.