cosa deve contenere esattamente la relazione annuale sul canale di segnalazione

Nessun formato legalmente stabilito per la relazione annuale

Non esiste un indice dei contenuti fisso per una relazione annuale sulle segnalazioni nella Legge sulla protezione dei whistleblower o nella direttiva sottostante. Ciò che è invece stabilito è l'obbligo di disporre di una procedura interna di segnalazione con chiari accordi sulla ricezione e il seguito delle segnalazioni — e una relazione annuale è in pratica il modo in cui un'organizzazione dimostra che quella procedura viene effettivamente seguita. Per questo motivo, il contenuto di un tale rapporto consiste solitamente in una combinazione di numeri, tempi di elaborazione e una descrizione di come funziona il canale, senza che le singole segnalazioni siano identificabili.

Nella pratica, una relazione annuale include elementi come: il numero di segnalazioni ricevute, una suddivisione per tipo (illecito o comportamento indesiderato), il tempo medio fino alla conferma di ricezione e fino alla comunicazione del merito, e una rappresentazione globale della gestione — ad esempio quanti casi sono stati chiusi e quanti sono ancora in corso. Anche una breve revisione di eventuali adattamenti alla procedura o alla comunicazione verso i dipendenti rientra in questo ambito. Chi deve ancora strutturare la procedura di segnalazione trova i componenti di base descritti su cosa deve contenere un regolamento per i whistleblower?; la relazione annuale è in sostanza la rendicontazione successiva su come quel regolamento è stato utilizzato nella pratica. Poiché il ruolo dell'organo di gestione è obbligatoriamente stabilito in questo, è anche pratica comune che una relazione annuale sia condivisa con o discussa nella consultazione in cui è stata approvata la procedura di segnalazione.

Dove questo deriva da: articolo 9 della direttiva e articolo 2 della Legge sulla protezione dei whistleblower

L'articolo 9 della direttiva (UE) 2019/1937 impone procedure per la segnalazione interna e il seguito, con attenzione alla comunicazione tempestiva al segnalatore. L'articolo 2 della Legge sulla protezione dei whistleblower lo sviluppa in una procedura interna di segnalazione che un datore di lavoro deve avere e applicare. Nessuna di queste disposizioni prescrive una relazione annuale con un contenuto fisso; il contenuto descritto sopra è quindi una consueta modalità di applicazione per dimostrare che la procedura funziona, non una checklist legalmente prescritta.