was genau muss im jährlichen Bericht über den Meldekanal stehen

Keine gesetzlich vorgeschriebene Form für den Jahresbericht

Es gibt kein festgelegtes Inhaltsverzeichnis für einen Jahresbericht über Meldungen im Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern und in der zugrunde liegenden Richtlinie. Was jedoch festgelegt ist, ist die Verpflichtung, ein internes Meldeverfahren mit klaren Absprachen über den Eingang und die Verfolgung von Hinweisen zu haben — und ein Jahresbericht ist in der Praxis die Weise, auf die eine Organisation zeigt, dass dieses Verfahren tatsächlich befolgt wird. Daher besteht der Inhalt eines solchen Berichts in der Regel aus einer Kombination von Zahlen, Durchlaufzeiten und einer Beschreibung, wie der Kanal funktioniert, ohne dass einzelne Hinweise erkennbar werden.

In der Praxis finden sich in einem Jahresbericht Teile wie: die Anzahl der eingegangenen Hinweise, eine Aufschlüsselung nach Typ (Missstand oder unerwünschtes Verhalten), die durchschnittliche Zeit bis zur Empfangsbestätigung und bis zur inhaltlichen Rückmeldung, und eine globale Darstellung der Bearbeitung — beispielsweise wie viele Fälle abgeschlossen sind und wie viele noch laufen. Auch ein kurzer Rückblick auf möglicherweise Anpassungen an das Verfahren oder an die Kommunikation mit Arbeitnehmer gehört hierher. Wer das Meldeverfahren selbst noch gestalten muss, findet die Grundelemente davon beschrieben auf was muss in einer Regelung zum Schutz von Hinweisgebern stehen?; der Jahresbericht ist in Wirklichkeit die nachträgliche Rechenschaftslegung darüber, wie diese Regelung in der Praxis angewendet wurde. Weil die Rolle der Unternehmensleitung hierin verpflichtend festgelegt ist, ist es auch üblich, dass ein Jahresbericht mit geteilt wird oder erörtert wird in der Beratung, in der destabilisiert wurde dem Meldeverfahren zugestimmt.

Woher dies folgt: Artikel 9 der Richtlinie und Artikel 2 Wbk

Artikel 9 der Richtlinie (EU) 2019/1937 verpflichtet zu Verfahren für interne Meldung und Verfolgung, mit Aufmerksamkeit für zeitnahe Rückmeldung an den Hinweisgeber. Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern arbeitet dies zu einem internen Meldeverfahren aus, das ein Arbeitgeber haben und anwenden muss. Keine dieser Bestimmungen schreibt einen Jahresbericht mit festgelegtem Inhalt vor; der oben beschriebene Inhalt ist daher eine gangbare Auslegung, um nachzuweisen, dass das Verfahren funktioniert, nicht eine gesetzlich vorgeschriebene Checkliste.