voiko minä palkata ulkopuolisen tutkijan käsittelemään ilmoitusta

Ulkoisen toimiston käyttäminen on sallittua

Kyllä, ulkoisen toimiston tai ulkoisen tutkijan käyttäminen ilmoituksen tutkimiseen on mahdollista. Laissa ei määrätä, että ilmoituksen seuranta tapahtuu yksinomaan oman henkilöstön toimesta. Se, mitä laissa määrätään, on että seuranta tapahtuu puolueettoman henkilön tai osaston toimesta, joka on siihen sopiva. Ulkoinen osapuoli voi täyttää tämän roolin, kunhan puolueettomuus ja tutkinnan huolellisuus varmistetaan.

Käytännössä ulkoinen tutkija otetaan usein käyttöön juuri tuon puolueettomuuden vahvistamiseksi, esimerkiksi silloin kun ilmoitus koskee henkilöitä, jotka organisaation sisällä olisivat liian lähellä tutkintaa. Tämä koskee esimerkiksi silloin kun ilmoitus koskee johtajan omaa toimintaa: silloin kotimaisen henkilön löytäminen, joka voisi puolueettomasti tutkia asiaa, on usein vaikeaa, ja ulkoistaminen on järkevää. Myös monimutkaisissa tai arkaluontoisissa asioissa voi ulkoinen asiantuntemus olla hyödyllistä. Mikä siinä ei muutu: vastuu menettelystä, määräajoista ja yhteydenotosta ilmoittajaan säilyy työnantajalla, vaikka varsinainen tutkinta suoritetaankin kolmannen osapuolen toimesta.

Mistä tämä johtuu richtlijnistä ja laista

Direktiivin (EU) 2019/1937 9 artikla määrää, että ilmoituksen seuranta tapahtuu puolueettoman henkilön tai osaston toimesta, joka on siihen pätevä; se ei sulje pois ulkoista toteuttajaa, kunhan huolellisuusvaatimukset säilyvät. Lain 2 §:n nojalla säännellään sisäisen ilmoitusmenettelyn järjestämistä, jonka yhteydessä seuranta tapahtuu. On tärkeää, että riippumatta siitä, kuka tutkintaa tekee, on hän sidottu direktiivin 16 artiklassa määrättyyn ilmoittajan henkilöllisyyden salassapitoon — se koskee ulkoista toimistoa yhtä hyvin kuin sisäistä käsittelijää. Joka haluaa syventyä tähän aiheeseen, voi myös lukea kuka saa tietää, kuka ilmoitti.