un empleado ha perdido su código de caso y no puede acceder a su denuncia

Perder el código de caso no significa que la comunicación sea inaccesible

Si alguien ha perdido el código de caso de una comunicación, no puede volver a iniciar sesión por sí solo para verificar el estado o responder preguntas — el código es la única clave para acceder a ese expediente específico, y deliberadamente no se puede recuperar mediante un nombre o dirección de correo electrónico, porque eso violaría la anonimidad del denunciante. Para una organización que utiliza signalo.eu, esto no significa que la comunicación en sí se haya perdido: el responsable del tratamiento sigue teniendo acceso al expediente en su entorno de tratamiento y puede seguir el progreso, incluso si el denunciante ya no puede introducir el código de caso.

El problema práctico surge especialmente cuando el denunciante ha permanecido anónimo: sin el código, no hay forma para que el responsable del tratamiento se ponga en contacto, porque simplemente no se conoce ninguna identidad ni dato de contacto. Un denunciante que sí ha revelado su identidad puede, por lo general, volver a través de otro canal y solicitar un nuevo acceso. Esto se relaciona directamente con la pregunta quién puede saber quién presentó la comunicación, porque cualquier solución para un código de caso perdido debe diseñarse de manera que esa protección no se vea comprometida nuevamente. El hecho de que los plazos legales sigan transcurriendo no cambia nada: la organización sigue siendo responsable de los momentos en los que un denunciante debe ser informado sobre la evaluación, incluso cuando el denunciante no tiene acceso temporal al estado.

De dónde resulta esto: el procedimiento interno y la protección del denunciante

El artículo 2 de la Ley de Protección de Denunciantes establece que el procedimiento interno de comunicación debe incluir una forma en que el denunciante pueda seguir lo que sucede con su comunicación y cómo permanece en contacto con la organización, sin que esto afecte la confidencialidad de su identidad. El artículo 9 de la Directiva (UE) 2019/1937 se suma a esto con el requisito de que, tras recibir la comunicación, el denunciante sea informado de manera apropiada sobre el progreso, lo que implica que una organización debe tener una ruta viable en caso de que el medio de contacto habitual — en este caso el código de caso — falle. La Casa de los Denunciantes recuerda a los empleadores que el diseño del procedimiento es responsabilidad de la propia organización, siempre que se mantengan las garantías legales sobre confidencialidad y plazos.