wat moet er precies in het jaarlijkse rapport over het meldkanaal staan

Geen wettelijk vastgesteld format voor het jaarrapport

Er staat geen vaste inhoudsopgave voor een jaarrapport meldingen in de Wet bescherming klokkenluiders of in de onderliggende richtlijn. Wat er wél is vastgelegd, is de verplichting om een interne meldprocedure te hebben met heldere afspraken over ontvangst en opvolging van meldingen — en een jaarrapport is in de praktijk de manier waarop een organisatie laat zien dat die procedure ook werkelijk gevolgd wordt. Daarom bestaat de inhoud van zo'n rapport meestal uit een combinatie van aantallen, doorlooptijden en een beschrijving van hoe het kanaal functioneert, zonder dat individuele meldingen herkenbaar worden.

In de praktijk komen in een jaarrapport onderdelen terug als: het aantal ontvangen meldingen, een verdeling naar type (misstand of ongewenst gedrag), de gemiddelde tijd tot ontvangstbevestiging en tot de inhoudelijke terugkoppeling, en een globale weergave van de afhandeling — bijvoorbeeld hoeveel zaken zijn afgerond en hoeveel nog lopen. Ook een korte terugblik op eventuele aanpassingen aan de procedure of aan de communicatie richting medewerkers past hierin. Wie de meldprocedure zelf nog moet vormgeven, vindt de basisonderdelen daarvan beschreven op wat moet er in een klokkenluidersregeling staan?; het jaarrapport is in feite de verantwoording achteraf over hoe die regeling in de praktijk is gebruikt. Omdat de ondernemingsrol hierin verplicht is vastgelegd, is het ook gangbaar dat een jaarrapport wordt gedeeld met of besproken in het overleg waarin destijds is ingestemd met de meldregeling.

Waar dit uit volgt: artikel 9 van de richtlijn en artikel 2 Wbk

Artikel 9 van richtlijn (EU) 2019/1937 verplicht tot procedures voor interne melding en opvolging, met aandacht voor tijdige terugkoppeling aan de melder. Artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders werkt dit uit tot een interne meldprocedure die een werkgever moet hebben en toepassen. Geen van beide bepalingen schrijft een jaarrapport met een vaste inhoud voor; de inhoud die hierboven is beschreven, is dus een gangbare invulling om aan te tonen dat de procedure functioneert, niet een wettelijk voorgeschreven checklist.